Coronavirus, comment mettre en œuvre le télétravail en entreprise ?

Dropbox est certainement l’outil de partage et de travail collaboratif gratuit le plus connu.

Il permet de stocker vos fichiers en ligne et de les partager avec qui vous voulez. Votre travailleur freelance peut installer un dossier Dropbox sur son ordinateur et ainsi vous glisser les travaux réalisés dès qu’ils sont terminés. Vous les recevez immédiatement.

De la même façon, vous pouvez lui transmettre aisément des consignes ou des documents complémentaires nécessaires à sa mission.

Dropbox se dote aussi d’applications pour mobile, afin de vous permettre de transporter vos fichiers partout.

L’outil est gratuit jusqu’à 2 Go de stockage.

Google propose aussi son outil de travail collaboratif.

Tout comme Dropbox, vous pouvez y partager tous types de fichiers : image, vidéo, texte, diaporama, tableau… Vous avez même la possibilité de créer directement des documents dans son interface.

Idéal pour se transmettre des dossiers trop lourds pour l’envoi par email, pour éditer un tableau de suivi de projets entre plusieurs collaborateurs, créer des formulaires en ligne ou construire une présentation à plusieurs.

Dans sa version gratuite, Google Drive vous offre un espace de 15Go.

L’application Evernote vous permet de mettre en ordre vos idées pour un projet et de les partager très facilement à vos prestataires.

Vous pouvez y rassembler des listes d’idées, de tâches, des brouillons et stocker des documents importants. Dynamique et intuitif, Evernote vous permet d’illustrer le tout par des photos, des schémas, des dessins, des articles de référence…

Si vous travaillez avec un freelance, cet outil de travail collaboratif est un excellent moyen de lui expliquer votre projet, de le peaufiner et de le gérer au quotidien. Comme l’application existe pour bureau et pour mobiles, vous pouvez à tout instant vérifier l’avancée du projet ou noter une idée.

Evernote est gratuit mais si vous souhaitez profiter des fonctionnalités de collaboration il faudra compter 13,99€/mois et par utilisateur.

Trello est un outil extrêmement pratique pour gérer un projet à plusieurs ou des calendriers éditoriaux.

Cet espace collaboratif prend la forme de « boards » pour les projets ou clients et de « cards » pour les tâches. Trello vous permet ainsi de suivre l’avancée des différentes missions des prestataires.

Vous pouvez, par exemple, avoir une colonne « À faire », « En cours », « Rendu » et « Validé ». Lorsque le freelance sera en train de travailler sur une tâche, il pourra la glisser dans « En cours », puis dans « Rendu » lorsque c’est terminé.

Avec cet outil de travail collaboratif vous pouvez partager jusqu’à 10 Mo de fichiers gratuitement.

Skype est un logiciel de messagerie instantanée utile pour dialoguer avec vos collaborateurs en temps réel.

Vous pourrez facilement organiser des réunions, et même partager vos écrans et annoter des présentations PowerPoint.

Les fonctionnalités de Skype sont très avancées pour le travail collaboratif.

L’utilisation de Skype est gratuite mais il sera nécessaire de mettre la main dans le portefeuille pour accéder aux fonctionnalités collaboratives.

Dans l’esprit, Podio ressemble à Trello. C’est un espace de travail collaboratif gratuit qui comprend toutes les étapes d’un projet, ainsi que leur avancée.

Très complet, avec une interface ergonomique, il permet de classer les projets par client, de communiquer en temps réel et de partager des fichiers grâce à l’intégration d’autres outils que nous avons vu précédemment : Dropbox, Google Drive et Evernote.

Podio est une solution efficace si vous gérez plusieurs clients et si vous travaillez avec de nombreux freelances.

Mural est un outil de travail collaboratif très utile pour le brainstorming et donc pour s’échanger des idées avec votre prestataire.

Sur un mur, vous pourrez chacun proposer des idées sous forme de post-it et les organiser comme bon vous semble. Pour illustrer vos idées, il est également possible de partager des vidéos, des liens ou encore des fichiers Excel ou Illustrator.

Enfin, Mural est compatible avec d’autres outils de travail collaboratif tels que Evernote et Google Drive.

Slack est une application de messagerie instantanée permettant le travail collaboratif.

Les conversations avec vos collaborateurs et prestataires sont organisées sous forme de chaînes et lorsque l’écrit ne suffit plus vous pouvez facilement organiser des appels audios et/ou vidéos.

Les outils tels que Google Drive, DropBox ou encore Trello peuvent aussi être intégrés dans Slack afin de vous faire gagner du temps.

Pour les équipes de petite taille, Slack est entièrement gratuit.